Jak rozliczyć delegację zagraniczną w 2012 r.

Projekt Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 maja 2011 roku, określa nową wysokość i warunki ustalania należności przysługujących podróżującym służbowo pracownikom. Nowe rozporządzenie wprowadza również zmiany w zakresie rozliczania delegacji zagranicznych.

Zmianie ulegnie wysokość diet oraz limitów noclegowych w większości państw. W wielu z nich (m.in.: Afganistanie, Jordanii, Chinach, Rosji i Brazylii) nastąpi zmiana rodzaju waluty wypłacanych zwrotów z tytułu odbywania delegacji - z dolarów amerykańskich na euro. Nowe stawki diet oraz limity noclegowe dla poszczególnych państw znajdują się w załączniku do projektu rozporządzenia.

Jedną z nowości jest uregulowanie kwestii podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw. W przypadku takiej podróży, pracodawca będzie mógł ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Co za tym idzie, będzie on mógł ustalić należności z tytułu diet według diety przewidzianej dla jednego państwa jako docelowego lub dodatkowo według diet przewidzianych dla innych państw objętych odbywaną podróżą zagraniczną. Takie rozwiązanie pozwoli pracodawcom pozbyć się wątpliwości co do stawki diety pracownika przemieszczającego się np.: pomiędzy trzema państwami.

Zmodyfikowano również przepisy związane z dokonywaniem zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. W przypadku choroby powstałej podczas takiej podróży, pracownikowi będzie przysługiwał zwrot udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia w tym kraju.

Warto nadmienić, iż nie uległy zmianie regulacje dotyczące zwrotu kosztów przejazdu pracownikowi odbywającego służbową podróż zagraniczną pojazdem niebędącym własnością pracodawcy. Za przejazd w takiej podróży, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości będącej iloczynem przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu (ustalonej przez pracodawcę), która nie może być wyższa od stawki określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku, w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli oraz motorowerów, niebędących własnością pracodawcy.

Jeśli chodzi o pracodawców nienależących do sfery budżetowej, będą oni mogli samodzielnie ustalać wysokość diet i innych należności. Ustalone przez nich stawki nie będą mogły być jednak niższe od stawek przewidzianych w przepisach mających zastosowanie do pracodawców należących do sfery budżetowej.

Wszystkie zmiany zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2012 roku.

Obecnie kwestie te regulują dwa rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 roku - w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), lub poza jego granicami (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).