Jak rozliczyć delegację krajową w 2012 r.

Od 2012 roku zmienią się przepisy dotyczące delegacji. Projekt ministerstwa pracy i polityki społecznej określa nową wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących podróżujących służbowo pracownikom.

Zgodnie z projektem rozporządzenia, dieta krajowa będzie wynosić 30 zł za dobę podróży (wzrośnie z dotychczasowych 23 zł).

Podobnie jak do tej pory, w przypadku podróży trwającej nie dłużej niż jedną dobę:

• do 8 godzin - dieta nie będzie przysługiwać;
• od 8 do 12 godzin - pracownikowi będzie przysługiwała połowa diety;
• powyżej 12 godzin - pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.

W przypadku podróży trwających dłużej niż jedną dobę, za każdą rozpoczętą dobę przysługiwać będzie dieta w pełnej wysokości, z tym że za niepełną a rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin - pracownikowi będzie przysługiwała połowa diety;
• powyżej 8 godzin - pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.

Nowością będzie ograniczanie wysokości wypłacanej diety w sytuacjach, gdy pracodawca zapewni część wyżywienia. Obecne przepisy mówią, iż dieta nie przysługuje gdy pracownik ma zapewnione całodniowe wyżywienie. Nie do końca więc wiadomo, jak postępować gdy pracownik miał zapewnione jedynie śniadanie bądź obiad.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem - kwota diety będzie zmniejszana o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że posiłek stanowi odpowiednio:

1. Śniadanie - 25% diety
2. Obiad - 50% diety
3. Kolacja - 25% diety

Zasady dotyczące ograniczenia wysokości diety z uwagi na zapewnienie pracownikowi wyżywienia mają obowiązywać również wtedy, gdy w ramach wykupionej usługi hotelowej serwowane będą posiłki.

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie (np.: pensjonacie), pracownikowi będzie przysługiwał zwrot poniesionych kosztów na podstawie przedstawionych pracodawcy rachunków, ale z pewnym ograniczeniem. Pracownik, któremu pracodawca nie zapewni bezpłatnego noclegu i który sam zdecyduje o miejscu swego noclegu, musi pamiętać że nie naciągnie pracodawcy na kwotę wyższą niż 600 zł za jedną dobę hotelową. Maksymalna kwota zwrotu wydatków noclegowych jest bowiem proponowana na poziomie 20-krotności stawki diety.

Według nowych przepisów - pracodawca będzie określał nie tylko właściwy środek transportu, którym ma się poruszać delegowany pracownik, ale również jego rodzaj i klasę. Oznacza to, że pracownik który według wytycznych pracodawcy powinien pojechać np.: drugą klasą w pociągu pośpiesznym, a pojechał pierwszą klasą Intercity, może nie dostać zwrotu za bilet kolejowy Intercity, tylko kwotę jaką zapłaciłby za bilet kupiony na warunkach określonych przez pracodawcę (czyli za drugą klasę w pociągu pośpiesznym).

W przypadku nieprzedstawienia przez pracownika biletów, rachunków poświadczających poniesione wydatki, bądź udokumentowania nimi tylko część poniesionych kosztów - nadal będzie mu przysługiwało prawo do zwrotu nieudokumentowanych kosztów przejazdu, w wysokości ceny biletu środka transportu określonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem posiadanych przez niego ulg na przejazd. Przepis ten, w połączeniu z możliwością złożenia przez pracownika stosownego oświadczenia, umożliwi pracownikowi zwrot kosztów przejazdu, m.in.: w przypadku utracenia biletu.  

Pracownik będzie mógł domagać się od pracodawcy zwrotu innych, niezbędnych i udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Do katalogu tych wydatków będą należały w szczególności:

• opłaty za bagaż,
• opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• postój w strefie płatnego parkowania (obszar uznany w uchwale gminy za teren, w którym pobierane są opłaty za parkowanie),
• opłata za miejsce parkingowe (w przypadku, gdy pracownik odbywa podróż własnym pojazdem).

Proponowane kryterium niezbędności innych wydatków jest warunkiem nowym -otwierającym pracodawcy furtkę do określania rodzaju, jak i wysokości kosztów. W zasadzie, tylko od dobrej jego woli będzie zależało to, czy np.: opłata za miejsce parkingowe samochodu pracodawcy, zostanie uznana za inny, dodatkowy i (bardzo ważne dla pracownika) podlegający zwrotowi wydatek.

Powyższe zmiany będą obowiązywać od 1 stycznia 2012 roku.

Obecnie kwestie związane z delegacjami, regulują Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie krajowych i zagranicznych podróży służbowych.