Jak usunąć duplikaty wydarzeń w kalendarzu Outlook/Google Calendar?

Częstym problemem występującym przy synchronizacji kalendarza jest utworzenie duplikatów wydarzeń. Dzieje się tak podczas synchronizacji obustronnej, na przykład kiedy synchronizujemy kalendarz w komputerze z kalendarzem w telefonie komórkowym, a oprogramowanie do synchronizacji kopiuje wydarzenia zarówno z komputera na telefon, jak i w drugą stronę - z telefonu na komputer.

Jeżeli wszystko przebiega właściwie to oprogramowanie do synchronizacji powinno wiedzieć które elementy na poszczególnych urządzeniach są tymi samymi wydarzeniami i jakie zmiany powinny zostać wprowadzone.

Niestety nie zawsze tak się dzieje, a problemy spotykają nas zazwyczaj po  aktualizacji oprogramowania (telefonu/urządzenia przenośnego/komputera) lub też po przejściu na nowe urządzenie, na które wcześniej przekopiowaliśmy dane ze starego urządzenia.

Problem uwidacznia się w ten sposób, że wszystkie wydarzenia zostają zduplikowane i widzimy je we wszystkich kalendarzach podwójnie. Dodatkowy kłopot sprawiają nam ustawione przypomnienia, które także uruchamiają się podwójnie. Nie trudno jest wyobrazić sobie możliwość zwielokrotnienia wydarzeń przy kolejnej problematycznej synchronizacji - za każdym razem w naszym kalendarzu przybędzie nam drugie tyle wydarzeń.

Dziwić może fakt, że najpopularniejsze aplikacje kalendarzy (z aplikacjami WWW włącznie) nie oferują żadnego rozwiązania pozwalającego usunąć takie duplikaty.

Co zrobić w takiej sytuacji?

Ważne uwagi na początek

1. Synchronizując nowe urządzenie/aplikację ze swoim obecnym kalendarzem warto wykonać kopię zapasową swojego kalendarza. Można to zrobić albo kopiując plik z kalendarzem albo skorzystać z polecenia "Eksportuj". W ten sposób jeżeli wszystko potoczy się bardzo źle, to zawsze możemy wrócić do punktu wyjścia i przynajmniej nie stracimy swojego kalendarza.
   
2. Jeżeli nie zrobiłeś wcześniej kopii zapasowej, a spotkał Ciebie problem z duplikowanymi wydarzeniami - zrób jak najszybciej kopię zapasową, bo lepszy kalendarz z podwójnymi wydarzeniami, niż rozpacz po utraceniu wszystkich danych.
   
3. Wszystkie opisane metody czyszczenia zduplikowanych wydarzeń najlepiej jest przeprowadzić w następujący sposób:
   
   1. Wyłączamy synchronizację
   2. Czyścimy podwójnye wydarzenia w jednej z wybranych aplikacji / urządzeń
      
   3. Usuwamy wszystkie wydarzenia z kalendarzy znajdujących się na pozostałych urządzeniach / aplikacjach (tych, które chcemy synchronizować ze sobą)
   4. Włączamy z powrotem synchronizację

No i najważniejsze: wszelkie opisane metody stosujesz na własne ryzyko!

Proste i czasochłonne rozwiązanie

Jednym z rozwiązań jest oczywiście ręczne skasowanie wszystkich podwójnych wydarzeń. Jeżeli jednak prowadzimy swój kalendarz już od dłuższego czasu, to  może to być bardzo czasochłonne i irytujące zajęcie.

Szybciej dla bardziej zaawansowanych

Innym sposobem, którego można spróbować w niektórych programach do obsługi kalendarzy (np. Outlook, Sunbird) jest wyeksportowanie całego kalendarza do pliku postaci CSV (wartości oddzielone przecinkiem), ręczna edycja takiego pliku i zaimportowanie pliku z powrotem do kalendarza.

Cała procedura wygląda następująco:

• eksportujemy kalendarz do pliku w formacie CSV,
• otwieramy plik za pomocą programu Excel lub zwykłego edytora tekstowego,
• usuwamy ręcznie wszystkie duplikaty wydarzeń i zapisujemy plik,
• tworzymy kopię zapasową naszego kalendarza,
• kasujemy wszystkie wydarzenia z naszego kalendarza,
• importujemy zmodyfikowany przez nas plik CSV.

Metoda podobna do poprzedniej z tą małą różnicą, że jest wygodniejsza i zajmuje o wiele mniej czasu (pod warunkiem, że nasz kalendarz nie składa się z paru wydarzeń na krzyż). Pamiętajmy o wcześniejszym wyłączeniu synchronizacji i skasowaniu wszystkich wydarzeń z pozostałych kalendarzy, które będziemy synchronizować.

Programy do usuwania duplikatów

W sieci na szczęście można znaleźć programy, które pozwolą nam rozwiązać problem w bardzo szybki i bezpieczny sposób, ale niestety za większość z nich  trzeba zapłacić.

Każdy z takich programów dotyczy zazwyczaj konkretnego oprogramowania do kalendarzy, np. iCal czy MS Outlook. "Naprawienie" kalendarza odbywa się zazwyczaj w ten sposób, że program identyfikuje i usuwa podwójne wydarzenia z kalendarza obsługiwanego przez ten program, po czym poprzez synchronizację kalendarzy usuwamy podwójne wydarzenia z pozostałych urządzeń (a najlepiej, gdy wcześniej usuniemy wszystkie wydarzenia z pozostałych kalendarzy).

ODIR - Outlook Duplicate Items Remover

Jednym z lepszych i co ważniejsze DARMOWYCH programów, które mogą rozwiązać problem jeżeli korzystamy z MS Outlook jest Outlook Duplicate Items Remover. Program nie tylko potrafi poradzić sobie z duplikatami wydarzeń w kalendarzu, ale umożliwia naprawienie podobnych problemów w pozostałych katalogach MS Outlook, czyli np. usuwa podwójne notatki, podwójne zadania, podwójne wiadomości itp.

Link do strony z której można pobrać ten program znajduje się poniżej porady.

Po zainstalowaniu programu w menu MS Outlook pojawia się dodatkowa pozycja o nazwie "ODIR", zawierająca tylko jedno polecenie: "Remove duplicate items".

Po uruchomieniu polecenia program prosi nas o zaznaczenie katalogów z których chcemy usunąć podwójne elementy. Zaznaczamy katalog z naszym kalendarzem, naciskamy przycisk "Remove duplicate items" i po sprawie. Wystarczy na koniec zsynchronizować kalendarz z Outlook i problem załatwiony.

Metody mieszane - Google Calendar, kalendarze sieciowe i inne

Jeżeli dla wykorzystywanej przez Ciebie aplikacji kalendarza nie uda Ci się znaleźć programu, który wszystko sprawnie naprawi, to sprawa nie jest jeszcze przegrana.

1. Przede wszystkim znajdź program do obsługi kalendarza, dla którego udało Ci się znaleźć narzędzie do usuwania duplikatów lub za pomocą którego wiesz jak poradzić sobie z duplikatami wydarzeń.
2. Wyeksportuj używany przez siebie kalendarz do postaci, którą możesz zaimportować do tego programu. Większość kalendarzy obsługuje format iCal (.ics)
3. Jeżeli nie możesz wyeksportować kalendarza to spróbuj go zsynchronizować ze znalezionym programem (dla którego masz narzędzie do usuwania duplikatów)
4. Jak już będziesz miał swój kalendarz w znalezionym programie - usuń duplikaty i za pomocą eksportu/importu przekopiuj do programu, z którego korzystasz na codzień lulb też zrób to za pomocą synchronizacji (po wcześniejszym usunięciu z niego wszystkich wydarzeń).

Na przykład: jeżeli masz problem z duplikatami wydarzeń w kalendarzu Google (Google Calendar), to możesz się z nim uporać za pomocą MS Outlook oraz wspomnianego wcześniej programu ODIR (Outlook Duplicate Items Remover).

W tym celu:

1. Zainstaluj program ODIR
2. Upewnij się, że Twój kalendarz w MS Outlook jest kompletnie pusty
3. Zainstaluj program do synchronizacji kalendarza w Outlook z kalendarzem Google (link do aplikacji znajduje się pod poradą)
4. Uruchom program do synchronizacji kalendarza Outlook z kalendarzem Google, a w opcjach upewnij się, że została włączona synchronizacja dwustronna
5. Zsynchronizuj kalendarze
6. Po pełnej synchronizacji usuń duplikaty wydarzeń za pomocą programu ODIR
7. Zsynchronizuj kalendarze i ciesz się z rozwiązanego problemu

Pozostaje życzyć powodzenia!