Jak założyć biuro rachunkowe?

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, to w rozumieniu przepisów, działalność gospodarcza polegają na:

• prowadzeniu (na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych) zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu drogą inwentaryzacji rzeczowego stanu aktywów i pasywów;
• sporządzaniu sprawozdań finansowych;
• gromadzeniu i przechowywaniu dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
• prowadzeniu (w imieniu i na rzecz podatników, płatników oraz inkasentów) ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielaniu pomocy w tym zakresie;
• sporządzaniu (w imieniu i na rzecz podatników, płatników oraz inkasentów) zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielaniu pomocy w tym zakresie.

Działalnością usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą się zajmować:

1. Osoby fizyczne do tego uprawnione.
2. Nie mające osobowości prawnej spółki handlowe oraz wspólnicy spółki cywilnej, jeśli: czynności związane z tą działalnością wykonuje co najmniej jeden ze wspólników (uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych) lub wykonywanie tych czynności powierzają pracownikom do tego uprawnionym.
3. Osoby prawne oraz nie wymienione powyżej, jeśli wykonywanie czynności związanych z tą działalnością powierzają pracownikom do tego uprawnionym.

Czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby posiadające certyfikat księgowego oraz osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Certyfikat księgowy mogą uzyskać osoby spełniające jeden z poniższych warunków:

• trzyletnia praktyka w księgowości oraz wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów i program kształcenia odpowiadał wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych;
• trzyletnia praktyka w księgowości oraz wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne na kierunku innym niż rachunkowość oraz ukończyły studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych;
• dwuletnia praktyka w księgowości oraz wykształcenie co najmniej średnie, a także pozytywnie zdany egzamin sprawdzający kwalifikacje.

Aby uzyskać certyfikat księgowego, należy złożyć do Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów następujące dokumenty:

• wniosek,
• dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie,
• dokumenty potwierdzające praktykę w księgowości,
• informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności.

Na efektywność usług księgowych, wpływ mają następujące czynniki:

1. Lokal - może to być własne mieszkanie przystosowane do potrzeb biurowych albo własny lub wynajęty lokal. Najlepszą lokalizacją dla biura rachunkowego jest centrum miasta bądź miejsce o natężonym ruchu, ale jeśli nie ma takiej możliwości - wystarczy dobrze widoczny szyld, aby klienci bez większych problemów trafili pod wskazany adres.

2. Reklama - warto zamieścić ogłoszenie w lokalnej prasie, skorzystać z e-mailingu lub telemarketingu. Nikt jednak nie zrobi lepszej reklamy, niż zadowolony z jakości świadczonych usług - klient. Z pewnością poleci biuro swojemu znajomemu, który być może przyprowadzi następnego klienta. Warto przygotować ulotki i zostawić je w oddziale ZUS, Urzędzie Skarbowym, Urzędzie Gminy, itp.

3. Strona www - można na niej zamieścić m.in.: informacje o świadczonych usługach, cennik, godziny otwarcia i mapkę dojazdu (dane te muszą być zawsze aktualne). Każde wejście na stronę internetową biura to szansa na pozyskanie nowego klienta.

Odpowiedzialność biura

Podmioty usługowo prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności. Ubezpieczenie nie obejmuje szkód polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu bądź utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego - małżonkowi lub innym bliskim członkom rodziny, a także szkód wyrządzonych przez ubezpieczonego po utracie uprawnień do prowadzenia ksiąg rachunkowych (chyba że szkoda ta jest następstwem wykonywania działalności przed utratą tych uprawnień). OC nie obejmuje również szkód z tytułu zapłaty kar umownych oraz powstałych na skutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów, zamieszek i ataków terroru.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 sierpnia 1998 roku w sprawie kwalifikacji i innych wymagań, których spełnienie uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, organizacji i trybu działania Komisji Egzaminacyjnej powołanej dla sprawdzenia tych kwalifikacji oraz wzoru świadectwa stwierdzającego te kwalifikacje i wymagania (Dz.U. z 1998 r., Nr 114, poz. 734 ze zm.).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2008 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. z 2008 r., Nr 234, poz. 1576 ze zm.).

Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 1994 r., Nr 121, poz. 591 ze zm.).

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240).