Zasady zachowania i ubioru sekretarki w pracy - savoir vivre

Sekretarka jest wizytówką firmy, dlatego powinna nie tylko odpowiednio się zachowywać, ale i ubierać. Oto zasady savoir vivre, z których powinna korzystać profesjonalna sekretarka.

Ubiór

Profesjonalnym ubiorem, sekretarka wyraża szacunek również klientom, z którymi rozmawia. Najważniejszy jest kostium - marynarka powinna być noszona przy wykonywaniu codziennych czynności, natomiast żakiet - w przypadku bardziej uroczystych okazji. Spódnica nie powinna być zbyt krótka - najlepsza jest długość do kolan (niedopuszczalne są "miniówki"). Dobrze ubrana sekretarka ma na sobie zawsze rajstopy - nawet w upalne lato i buty (najlepiej czarne) na niezbyt wysokim obcasie, z zakrytymi palcami i piętami. Rzeczy stanowiące dodatki do stroju (biżuteria, perfumy) powinny być delikatne i pasujące do całości.  

Profesjonalna sekretarka wie, jakie kolory nosi się w pracy. Zdecydowanie należy unikać różu, fioletu, brązu oraz zieleni. Najlepsze są klasyczne barwy, a mianowicie - biel, szarość i czerń. Jeśli przełożony sekretarki jest kobietą, należy zadbać również o to, aby klienci firmy nie mieli problemu z rozpoznaniem, kto jest pracownikiem a kto szefem.

Oprócz ubioru niezwykle ważny jest makijaż i fryzura sekretarki. Makijaż nie powinien być zbyt ostry - zalecany jest dyskretny, lekko podkreślający urodę. Paznokcie muszą być zawsze czyste, najlepiej krótkie, nie zwracające uwagi. Jeśli chodzi o włosy - fryzura nie powinna być zbyt wymyślna (żadnych szokujących kolorów czy upięć).

Zachowanie

Strój sekretarki jest bardzo ważny, ale równie istotne jest jej zachowanie w pracy. Powinna wiedzieć m.in.: jak witać klientów firmy i jak z nimi rozmawiać (zarówno osobiście, jak i telefonicznie). Jeśli na spotkanie z szefostwem umówiony jest ważny gość, sekretarka witając go powinna wyjść zza swego biurka. Każdego klienta, również tego niezbyt korzystnie wyglądającego, należy witać z należytą uprzejmością, czyli powiedzieć "Dzień dobry" i spytać "Co Pana/Panią do nas sprowadza?" - oczywiście z uśmiechem na ustach.

Klientów nie wolno zbywać, nawet w przypadku nawału obowiązków. W takim przypadku należy przeprosić gościa, a następnie poprosić go o wyrozumiałość i chwilę oczekiwania - nie można irytować się z powodu jego przyjścia.

W rozmowach telefonicznych również należy kierować sie zasadami savoir vivre. Niezwykle ważny jest uprzejmy ton z zachowaniem niezbędnych zwrotów grzecznościowych, a także cierpliwość w wysłuchiwaniu rozmówcy i precyzyjność w przekazywaniu informacji. Sekretarka powinna najpierw przedstawić siebie, tzn. podać swoje imię i nazwisko oraz funkcję, a następnie firmę (lub osobę) w której imieniu dzwoni czy odbiera telefon. Nawet w przypadku bardzo niemiłego rozmówcy, należy zachować klasę i za wszelką cenę starać się rozmawiać z nim na poziomie, nie dając się sprowokować.

Profesjonalna sekretarka powinna posiadać trzy rodzaje wizytówek:

1. Służbowe - dla klientów, którzy mogą się z nią kontaktować w godzinach pracy;
2. Służbowe, z telefonem prywatnym - dla klientów, którzy muszą być z nią w stałym kontakcie;
3. Służbowe, tylko z imieniem i nazwiskiem oraz funkcją - dla klientów, którzy zostawili swoją wizytówkę, ale sami nie zamierzają się kontaktować - zasadą dobrych manier jest wymiana wizytówek.

Zadaniem sekretarki jest m.in.: utrzymywanie kontaktów z klientami firmy i udzielanie im pomocnych informacji. Warto dołożyć wszelkich starań, aby każdy z nich opuszczając sekretariat, poczuł się doceniony i potraktowany z  szacunkiem.