Zasady pisania listów

Sztuka pisania listów odpowiadająca danej epoce i środowisku zwana jest epistolografią. Bez względu na adresata i charakter listu (np.: prywatny, biznesowy, urzędowy) należy pamiętać o ważnych zasadach pisania oraz wysyłania korespondencji.

Zasady pisania listów prywatnych

Listy prywatne zazwyczaj adresowane są do osób dobrze nam znanych (m.in.: członkowie rodziny, przyjaciele, sympatie). Dlatego też ich struktura jest bardziej swobodna niż w przypadku np.: listów urzędowych. Należy pamiętać, że list wysłany zarówno na kartce papieru tradycyjną pocztą jak i drogą elektroniczną (e-mail) powinien być sporządzany w oparciu o zasady savoir vivre-u i zawierać następujące dane:

• powitanie
• zrozumiałą i niezbyt długą treść, aby nie zanudzić odbiorcy. W liście elektronicznym dodatkowo temat listu
• pozdrowienie i podpis nadawcy (wystarczy imię)
• w lewym górnym nagłówku imię, nazwisko i adres nadawcy a w prawym górnym - datę oraz miejscowość, z której pochodzi nadawca (nie jest to jednak konieczne w przypadku bardzo dobrej znajomości adresata)
• na kopercie wpisanego konkretnego adresata (imię i nazwisko, dokładny adres zamieszkania)

Oczywiście im bliższa nam osoba do której piszemy list, tym cieplejsze i bardziej bezpośrednie zwroty i wyrażenia są dopuszczalne.

Zasady pisania listów formalnych

Pisząc listy formalne skierowane do poważnych instytucji, urzędów, firm czy szkół należy tym bardziej pamiętać o przestrzeganiu kilku ważnych zasad, a mianowicie:

• w lewym górnym nagłówku piszemy swoje dane: imię i nazwisko oraz adres
• w prawym górnym nagłówku datę oraz miejscowość, z której pochodzimy
• temat listu (w przypadku e-maili)
• następnie zwrot grzecznościowy typu: Szanowni Państwo, Szanowna Pani Dyrektor, itp.
• wstęp, treść właściwą oraz zakończenie (w formie zwięzłych i zrozumiałych akapitów)
• pozdrowienie i podpis nadawcy (imię i nazwisko, pieczątki firmowe)
• na kopercie list musi zawierać imię i nazwisko bądź pełną nazwę firmy adresata oraz jego dokładny adres.

Dodatkowe wskazówki:

• Zarówno w przypadku listów prywatnych jak i korespondencji formalnej należy pamiętać, że zaimki piszemy wielkimi literami (np.: Ty, Tobie, Ciebie, Wasze, Waszych, itd.); nie popełniamy błędów ortograficznych w treści i zachowujemy grzeczność nawet w przypadku pisania skarg.
• Jeśli chodzi o list napisany odręcznie na kartce papieru, trzeba zwracać uwagę na estetykę pisania listu. Nie można wysyłać korespondencji na pogniecionej, poplamionej czy przedartej papeterii.
• Listy formalne powinny być wysyłane na białych kartkach formatu A4.
• Niedopuszczalne jest używanie w listach zwrotów obraźliwych i gróźb pod adresem odbiorcy.
• Jeśli chodzi o listy elektroniczne, warto mieć ustawioną w komputerze dokładną godzinę i datę, aby adresat
• wiedział, kiedy została wysłana wiadomość.
• Tradycyjny list wysyłamy w zapieczętowanej kopercie na poczcie wrzucamy do skrzynki albo pozostawiamy
• u pracownika urzędu pocztowego.
• Osoby niepełnosprawne albo mieszkańcy odległych terenów wiejskich mają możliwość nadania listu poprzez
• wręczenie go listonoszowi.