Archiwizacja w Outlook 2000 - sposób na uniknięcie problemów

Aby uniknąć problemów z korzystaniem z Outlook 2000 warto sobie uświadomić jak Outlook działa:

• outlook opiera się na plikach .pst, wewnątrz których tworzy katalogi dla poczty, kalendarza, notatek, kontaktów - wszystko trzyma w jednym pliku,
• taki plik ma ograniczenei 2GB - po dobiciu do limitu plik nie nadaje się do użytku a Outlook się wiesza,
• Outlook nie ostrzega przed przekroczeniem 2GB więc trzeba uważać samemu,
• archiwizacja polega de facto na tworzeniu nowych plików .pst w których tworzona jest identyczna struktura jak w głównym pliku (kopiowane tam są foldery poczty, kalendarza itd.) i przenoszeniu tam starych wiadomości z głównego pliku .pst
• efektywne działanie Outlook zapewnia plik o wielkości nie przekraczającej ok. 700MB - aby to osiągnąć trzeba regularnie archiwizować starą pocztę i opróźniać kosz, a także co pewien czas kompaktować plik .pst (sposób opisany poniżej).
  

W skrócie rzeczy dotyczące archiwizacji w Outlook 2000 znajdują się w trzech miejscach:

• ustawienia autoarchiwizacji w Opcjach
• archiwizacja manualna
• ustawienia archiwizacji poszczególnych katalogów
  

1) ustawienia autoarchiwizacji w Opcjach

Wchodzimy w menu: Narzędzia->Opcje, zakładka "Inne"

Znajdziemy tam ustawienia autoarchiwizacji. Ustawiamy autoarchiwizację nie rzadziej niż raz na 2 tygodnie.

2) archiwizacja manualna
W menu "Plik" wybieramy "Archiwizuj"
Pozwala to na zarchiwizowanie (czyli przeniesienie do pliku archiwum) wiadomości na dwa sposoby:

• tylko wybrane katalogi i wiadomości starsze niż określony przez nas czas,
• wg ustawień archiwizacji poszczególnych katalogów

3) ustawienia archiwizacji poszczególnych katalogów
Klikając prawym klawiszem na poszczególnych folderach w swojej skrzynce wchodzimy we "Właściwości", zakładka "Archiwizacja"
W ten sposób można ustawić dla każdego katalogu inne ustawienia archiwizacji:

• co powinien robić ze starymi wiadomościami,
• jak stare wiadomości ma poddawać archiwizacji,
• do jakiego pliku przenosić

Polecałbym:

• ustawienie opcji autoachiwizacji (pkt. 1)
• ustawienie odpowiednich opcji archiwizacji poszczególnych katalogów (pkt. 3),
• od czasu do czasu archiwizacja manualna (pkt. 2) też nie będzie złym pomysłem.

Dodatkowo dla pewności można sprawdzać sobie rozmiar swojej poczty w następujący sposób:

1. prawym klawiszem myszy klikamy na najwyższym katalogu swojej poczty ("Foldery osobiste" lub coś w tym stylu - katalog w którym są wszystkie Twoje katalogi typu: kontakty, kalendarz, poczta, notatki)
2. wybieramy "Właściwości"
3. naciskamy przycisk "Rozmiar folderu"

W ten sposób można zobaczyć rozmiar poszczególnych katalogów w folderu oraz rozmiar całkowity. Jeżeli rozmiar całkowity jest bliski 2GB to jest niebezpieczeństwo, że poczta przestanie działać i powinno się jak najszybciej usunąć niepotrzebne elementy oraz dokonać archiwizacji starych.

Dodatkowo ważne jest aby:

• regularnie opróżniać folder "Elementy usunięte"
• czasami warto ręcznie usuwać z folderu "Elementy wysłane" pocztę, która jest niepotrzebna,
• usuwać elementy które są zbędne i nie będzie się do nich wracać,
• w Outlook 2000 przydatne jest kompatkowanie pliku poczty; jak - piszę poniżej.

Kompaktowanie pliku poczty:

1. klikamy prawym klawiszem myszy na najwyższym katalogu ("Foldery osobiste" katalog w którym są wszystkie Twoje katalogi),
2. wybieramy "Właściwości"
3. wybieramy przycisk "Zaawansowane"
4. wybieramy przycisk "Kompaktuj".

Kompaktowanie to jak defragmentacja dysku - chodzi o fizyczny sposób zapisywania w pliku poczty: czasami nawet jeżeli po usunięciu elementów plik poczty się nie zmniejsza. Kompaktowanie powoduje, że outlook reorganizuje plik zmniejszając jego wielkość oraz zwiększając szybkość działania na tym pliku.