Problemy z Outlook 2000 - za duży plik pst

MS Outlook 2000 przechowuje większość danych w jednym pliku: wiadomości (pocztę), kontakty, kalendarz, notatki itp. Jest to plik w formacie PST.

Większość użytkowników MS Outlook 2000 nie zdaje sobie sprawy z ograniczenia wielkości tego pliku do 2GB i prędzej czy później mają okazję napotkać problem związany z osiągnięciem takiego rozmiaru.

Objawy

MS Outlook odmawia współpracy zazwyczaj przy próbie wysłania lub odebrania poczty, po czym kolejne próby uruchomienia programu kończą się niepowodzeniem.

Jak się upewnić, że to ten problem

Wystarczy sprawdzić rozmiar pliku PST. Plik PST w przypadku systemu Windows XP możemy znaleźć w następującej lokalizacji:

C:\Documents and Settings\nazwa użytkownika\Ustawienia lokalne\Dane aplikacji\Microsoft\Outlook

Nazwa użytkownika to nazwa z jakiej korzystamy podczas logowania się do systemu Windows XP. Jeżeli jej nie ustawialiśmy to będzie to Administrator.

Katalogi Ustawienia lokalne oraz Dane aplikacji są katalogami ukrytymi. Aby się do nich dostać należy wpisać całą ścieżkę powyżej lub też przeglądając pliki i katalogi zmienić ustawienie dotyczące wyświetlania ukrytych plików katalogów.

Ustawienie to zmieniamy wchodząc w menu Narzędzia->Opcje folderów, następnie wybieramy zakładkę Widok, po czym zaznaczamy opcję Pokaż ukryte pliki i foldery

Po dotarciu do podanego katalogu sprawdzamy rozmiar pliku outlook.pst - jeżeli jego rozmiar wynosi ok 2GB to możemy mieć pewność, że problemy z działaniem Outlook związane są z osiągnięciem maksymalnego rozmiaru pliku PST.

Rozwiązanie problemu

Do rozwiązania problemu potrzebne będą dwa narzędzia:

• pst2gb.exe
• scanpst.exe

To pierwsze narzędzie musimy pobrać ze strony Microsoft (link załączam poniżej), to drugie powinniśmy mieć już razem z pakietem Microsoft Office na dysku.

pst2gb jest programem, który skraca długość pliku PST o wybraną długość (sugeruję 25MB) w taki sposób, aby możliwe było odzyskanie pozostałych danych w pliku. Skrócenie jest konieczne, aby przywrócić działanie naszej poczty i niestety wiąże się z utratą pewnej ilości naszych danych z outlook - ale dużego wyboru nie mamy.

scanpst jest programem, który sprawdza i naprawia plik PST w taki sposób, aby Outlook mógł z niego ponownie korzystać.

Naprawianie pliku PST

Zaczynamy od zainstalowania programu pst2gb, następnie uruchamiamy go po czym wskazujemy plik do skrócenia outlook.pst, wskazując do zapisania plik o nazwie np. outlook2.pst

Sugerowany rozmiar o który plik powinien być skrócony to 25MB.

Po skróceniu rozmiaru przez program znajdujemy program scanpst. Powinniśmy go odnaleźć w katalogu C:\Program Files\Common Files\System\MSMAPI\1045

Zawsze można go znaleźć wykorzystując szukanie plików w Windows podając nazwę scanpst.exe

Uruchamiamy program wskazując plik utworzony po skróceniu przez pst2gb, zgodnie z przykładem powyżej: outlook2.pst.

Dajemy rozpocznij godząc się na przeprowadzenie naprawy.

Na koniec pozostaje nam nadpisanie uzyskanego ostatecznie pliku w miejsce starego (kasujemy outlook.pst, zmieniamy nazwę outlook2.pst na outlook.pst).

Co dalej i jak ustrzec się kolejnych problemów

Zaraz po uzyskaniu dostępu do swojej poczty powinniśmy postarać się usunąć wszelkie niepotrzebne wiadomości - w przeciwnym wypadku grozi nam powtórzenie powyższych operacji.

Na co zwracać uwagę, żeby problemy się nie potwórzyły:

• opróżniaj "Elementy usunięte" - często zapominamy o tym, aby opróżniać kosz, co niepotrzebnie zajmuje przestrzeń
• zastanów się, czy potrzebujesz wszystkich wiadomości w Elementach wysłanych
• nie wszystkie wiadomości są Ci potrzebne - nie trzymaj dla zasady wszystkich wiadomości jakie otrzymujesz, kasuj wszystko co nie jest Tobie potrzebne
• korzystaj z opcji autoarchiwizacji; ustawienia archiwizacji znajdziesz w Outlook w menu Narzędzia->Opcje, zakładka Inne. Archiwizacja polega na przenoszeniu wiadomości starszych niż wyznaczony okres czasu do oddzielnego pliku PST, dzięki czemu plik PST z którego korzystamy nie zapełnia się
• kompaktuj plik PST - co pewien czas kompaktowanie pliku pozwala na odzyskanie sporej przestrzeni; aby to zrobić wybierz prawym klawiszem myszy katalog Foldery osobiste w Outlook, wybierz Wlaściwości folderu, następnie przycisk Zaawansowane, po czym przycisk Kompaktuj

Pamiętaj także, że plik PST przekraczający 1GB wpływa już negatywnie na wydajność programu Outlook - wszystko na komputerze może zacząć działać Tobie wolniej, kiedy korzystasz z programu.